Aby dokázali zvýšiť svoje tržby, znížiť náklady a riziká, dodržať všetky zmluvné podmienky a vybudovať vyrovnaný vzťah s obchodnými partnermi. 

 

Vedúcim pracovníkom, ktorí nemajú skúsenosti s riešeniami manažmentu zmlúv, veľakrát nie je jasné, aké výhody môže takýto systém priniesť a súčasne používané metódy považuje za celkovo vyhovujúce.

Realita je iná: zmluvy prevažne existujúce len v papierovej forme, skladované na najrôznejších miestach, spracované manuálne a len ad hoc silne kazia profitabilitu. 

Bohužiaľ chyby a premárnené možnosti sa veľakrát ani nezbadajú. Podstata vecí sa často nachádza v hĺbke dokumentov alebo sa vyrysuje pri súčasnej interpretácii viacerých zmlúv.

Z času na čas sa rozširujú správy, že v nejakej firme spáchali fatálnu chybu v spojení so zmluvami. V takomto prípade neostáva iné, len dúfať, že naše procesy sú lepšie a nedovolia výskyt takejto katastrofy.  

Keď sa natrafíme na chybu, máme tendenciu ju považovať za výnimočnú, čo sa už druhýkrát určite nestane.

Pracovníci firiem, ktorí sa priamo zaoberajú so zmluvami zase vedia, že softwarové riešenie by prinieslo veľa možností, ale málokedy vedia presne sformulovať svoje očakávania.

Ohľadom na uvedené fakty sme pripravili krátky zoznam o výhodách a prínosoch využívania sofistikovaného systému manažmentu zmlúv. Prirodzene sa nikoho netýkajú všetky body súčasne, ale niektoré určite.

 

Dodržanie podmienok a hlavných parametrov zmlúv

• Sledovanie zliav (viazaných na objemy, výkony, termíny a pod.).
• Kontrola dodávateľských faktúr, porovnanie s príslušnou zmluvou a objednávkou.
• Sledovanie podmienok a záväzkov.
• Odhalenie nákupných aktivít mimo rámcových zmlúv, resp. zistenie, či k danej objednávke existuje príslušná rámcová zmluva.
• Monitorovanie, či dokumenty vyhovujú legislatíve a právnym normám (legislatíva SR, zákon Sarbannes-Oxley, zákonom stanovené hlásenia a reporty).
• Upozornenia ohľadne potreby obnovenia a zrušenia zmlúv 
• Potrebné činnosti pre prípad, keď kompetentný pracovník opúšťa firmu.
• Vyhýbanie sa omeškania termínov a tým spojených pokút a zvýšených nákladov.
• Podpora pri účtovaní príjmov a výdavkov, príprave výkazov, reportov a odhadov.

 

Zvýšenie transparentnosti, podpora efektívneho informačného toku

• Okamžitý prístup ku všetkým zmluvám, aj na úrovni detailov.
• Zlepšenie prehľadnosti pri rozhodovaní, možnosť sledovania zmien.
• Centrálna správa zmlúv a kontrolovaná archivácia.
• Zjednodušenie procesov pri audite, daňovej kontrole, povinnom poskytnutí informácií atď. 

 

Automatizácia a optimalizácia procesov súvisiacich s uzavretím zmlúv a následnou evidenciou

• Procesy súvisiace s vyhotovovaním zmlúv (napr. schvaľovanie) ostávajú v uzavretom systéme (a neposielajú sa ťažko kontrolovateľné emaily). 
• Používanie vopred definovaných a odborníkom (právnici, experti) skontrolovaných šablónov pri vyhotovení zmlúv.
• Sledovanie zmien v jednotlivých verziách zmlúv. 
• Podpora komunikácie potrebnej k uzavretiu zmlúv (napr. pripojenie ponúk, informačných materiálov a pod. k zmluvám). 
• Regulovanie a kontrola schvaľovacích procesov.
• Zníženie počtu administratívnych úloh.
• Spájanie "príbuzných" zmlúv (spoločný produkt alebo služba).

 

Analýza zmlúv

• Rôzne, voľne definovateľné reporty o zmluvách a ich obsahu.
• Podpora pri prehodnocovaní zmlúv (napr. konsolidácia dodávateľov).

 

Ďalšie výhody 

• Zmluvy sa archivujú v centrálnej databáze, ktorej obsah je exportovateľný do ľubovoľného iného systému. 
• Systém prispôsobíme presne podľa Vašich požiadaviek, nevyžaduje ďalšie náklady na dodatočné vývojárske práce. 

Chceli by ste sa dozvedieť viac ? Naši odborníci sú Vám radi k dispozícii s ďalšími informáciami a konkrétnymi príkladmi.